Gründungsexpertin

Claudia Susanne Schwarz

Heilpraktikerinnen, Therapeutinnen & Coaches aufgepasst!

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Business-Routinen mit echtem Einfluss – täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise (Vorlagen und Checklisten)

von | Okt. 2, 2025 | Berufliche Neuorientierung, Coaching & Persönlichkeitsentwicklung, Selbstständigkeit & Gründung, Struktur & Strategie im Business, Supervision & berufliche Begleitung

Business-Routinen mit echtem Einfluss – täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise

Kleine Schritte, die verlässlich tragen

Nachhaltiges Wachstum entsteht nicht durch eine einzige große Aktion, sondern durch schlanke, wiederholbare Routinen, die sichtbar machen, verkaufen und hochwertig liefern – ohne dich zu überlasten. Dieser Leitfaden bündelt praxiserprobte Gewohnheiten für Frauen in helfenden, heilenden und beratenden Berufen und zeigt dir, wie du mit wenig Zeit trotzdem kontinuierlich vorankommst.

Wie dieser Artikel entstanden ist – aus unserer Mastermind

Einmal im Monat trifft sich meine Mastermind-Gruppe – ein geschützter Raum für Austausch, Supervision und Intervision (kollegiale Beratung auf Augenhöhe). Wir beantworten Fragen, die im täglichen Business auftauchen, teilen Erfahrungen und schärfen gemeinsam Fokus und nächste Schritte, und ich frage im Vorfeld mein Team, welche Themen, Ideen und Wünsche gerade präsent sind. Diese Frage – „Welche Gewohnheiten haben wirklich Einfluss?“ – wurde mir zugeschickt, und ich habe die Mastermind-Vorbereitung genutzt, um diesen Blogartikel zu schreiben, damit gelebtes Wissen direkt in umsetzbare Routinen fließt.

Täglich (15–45 Minuten): Momentum sichern

Ziel: Sichtbar bleiben, Beziehungen pflegen und dich regulieren, damit Entscheidungen leichtfallen und Umsetzung gelingt.

  1. 5-Minuten-Mikro-Mut
    Eine kleine Handlung mit spürbarem Puls: eine Anfrage senden, einen wertschätzenden Kommentar schreiben, eine kurze Nachricht beantworten oder einen Absatz für dein Angebot formulieren. → Beweise sammeln statt Perfektion erwarten.

  2. Evidenz-Journal (3 Sätze am Abend)

  • Was ist heute vorangekommen?

  • Was lasse ich morgen weg?

  • Was verdopple ich?
    → Selbstwirksamkeit sichtbar machen und Fokus halten.

  1. Kontakt-Pflege (10 Minuten)
    1–3 Interessentinnen oder Kooperationspartnerinnen persönlich ansprechen, Termine bestätigen, freundlich nachfassen. → Beziehungen vor Algorithmen.

  2. Atemfokus 4–6 + kurzer Body-Scan (5 Minuten)
    Vier Sekunden einatmen, sechs Sekunden ausatmen und die Aufmerksamkeit durch den Körper wandern lassen. → Nervensystem beruhigen, Klarheit stärken.

  3. Mini-Beitrag oder Nachweis (10–15 Minuten)
    Kurzer LinkedIn-/Facebook-Beitrag, Einblick in den Arbeitsprozess, Kundinnen-Zitat (DSGVO-konform). → Regelmäßigkeit schlägt Intensität.

Wöchentlich (60–120 Minuten): Sichtbar werden und Aufträge gewinnen

Ziel: Ein stetiger Fluss aus Gesprächen, Angeboten und Ergebnissen.

  1. Vertriebsliste am Montag (20–30 Minuten)

  • 10 Kontakte prüfen oder ergänzen

  • 3 warme Empfehlungen oder Nachfass-Termine planen

  • 2 Kennenlerngespräche fest einbuchen
    → Der Kalender füllt sich planbar.

  1. Inhalte-Duo (40–60 Minuten)

  • 1 Werte-Beitrag (Haltung, Einblick, Position)

  • 1 Nutzen-Baustein (Kurzanleitung, Checkliste, Mini-Fallbeispiel)
    → Persönlichkeit + Expertise = Vertrauen.

  1. Qualität sichern (30–45 Minuten)
    Feedback auswerten, eine Übung/Arbeitsblatt schärfen und wiederkehrende Fragen dokumentieren, sodass dein Programm jede Woche besser wird.

  2. Geld & Ordnung (15–20 Minuten)
    Zahlungseingänge prüfen, offene Rechnungen auflisten und eine freundliche Erinnerung senden, damit Liquidität ohne Drama bleibt.

  3. Wochen-Rückblick (15 Minuten)
    Was behalten, was weglassen, was verdoppeln? – Fokus bleibt lebendig und Überlastung sinkt.

Monatlich (2–4 Stunden): Angebot, Marketing, Finanzen

Ziel: Stabilität und Reichweite – ohne Überplanung.

  1. Angebots-Feinschliff (30–45 Minuten)
    Nutzenversprechen in einem Satz aktualisieren, Umfang/Preis prüfen und ein freigegebenes Testimonial ergänzen.

  2. Inhalte im Block vorbereiten (60–90 Minuten)
    Vier Kurzbeiträge vorschreiben, ein längeres Stück (Blog/Leitfaden/Newsletter) skizzieren und Alt-Texte sowie Schlüsselwörter notieren.

  3. Finanzen & Verwaltung (30–45 Minuten)
    Belege verbuchen, Rücklagen planen, Abos prüfen und Datensicherung erledigen.

  4. Kundinnen-Erlebnis (20–30 Minuten)
    Onboarding-Mail, Spickzettel oder Kurzvideo verbessern und ein kleines „Wow-Detail“ ergänzen.

Quartalsweise (halber Tag): Strategie und Kapazität

Ziel: Kurs prüfen, Systeme straffen und Energiehaushalt schützen.

  1. Ziele verdichten (60 Minuten)

  • Ergebnis für Kundinnen: Was soll nach dem nächsten Quartal spürbar besser sein?

  • Kernprojekte (max. 3): z. B. Signature-Angebot, Website-Aktualisierung, Workshop-Reihe.

  • Messbar machen: Gespräche pro Monat, Abschlussquote, Wiederbuchungsrate.

  1. Angebot & Preis prüfen (45 Minuten)
    Nachfrage, Auslastung, Ergebnisqualität und Preis-Leistungs-Verhältnis betrachten und Leistungspakete, Storno- und Antwortzeiten klarziehen – ein guter Rahmen schützt dich und schafft Vertrauen.

  2. Marketing-Schwerpunkt (45 Minuten)
    Einen Hauptkanal priorisieren, einen einfachen Interessentinnen-Magnet (z. B. Checkliste) oder ein Mini-Event pro Quartal planen und die Kooperationsliste mit 10 Namen aktualisieren.

  3. System-Auffrischung (45 Minuten)
    Vorlagen, E-Mail-Texte, Buchungs- und Zahlungsabläufe testen und den Technik-Stapel ausmisten (Abos kündigen, DSGVO-Check).

Kennzahlen verständlich erklärt (damit du steuern kannst)

Kennzahlen (KPI) bedeutet Key Performance Indicators und steht für die wichtigsten Leistungs- und Ergebniswerte deines Geschäfts. Wähle drei bis fünf Kennzahlen, damit es übersichtlich bleibt.

Beispiele:

  • Gespräche pro Woche (Anzahl der Kennenlerngespräche)

  • Abschlussquote (Anteil der Gespräche, die zu Aufträgen führen)

  • Wiederbuchungsrate (Anteil der Kundinnen, die erneut buchen)

  • Durchschnittsumsatz pro Kundin

  • Inhalte-Konsistenz (mindestens 1 Langbeitrag/Monat und 2 Kurzbeiträge/Woche)

(Optional) Zielsystem „OKR“ = Objectives and Key Results bedeutet Ziele und Schlüsselergebnisse; du definierst ein Ziel pro Quartal und 2–3 messbare Ergebnisse, an denen du erkennst, ob du auf Kurs bist.

Vorlagen zum Direkt-Start

Tageskarte (10 Minuten – drucken oder in der Notiz-App nutzen)

  • Tagesfokus (1 Satz): __________________________

  • Mikro-Mut (5 Min): ____________________________

  • Kontakt-Pflege (3 Namen): ____, ____, ____

  • Beweis des Tages (abends 3 Sätze): ____________

Wochenplan (45 Minuten)

  • 2 Beiträge (Thema/Haken): __________ / __________

  • 3 Kontakte (Name + nächste Aktion): __ / __ / __

  • Qualitäts-Update: _____________________________

  • Geld & Verwaltung: ____________________________

Monats-Rückblick (30 Minuten)

  • Was hat Anfragen/Umsatz bewegt?

  • Was kostete Zeit ohne Wirkung?

  • Ein Hebel für den nächsten Monat: _____________

Quartalsfokus (eine Seite)

  • Kundinnen-Ergebnis: __________________________

  • 3 Kernprojekte: 1) ___ 2) ___ 3) ___

  • Messbar bis: _________________________________

Häufige Hürden – und was hilft

  • Perfektionismus: Ersetze „perfekt“ durch „ausreichend klar“ und teste im Kleinen.

  • Zerstreuung: Maximal drei aktive Projekte und ein Hauptkanal.

  • Unsichtbarkeit: Täglich ein kurzer Beitrag oder ein wertvoller Kommentar.

  • Energie-Dips: 90-Minuten-Fokusblock plus 15-Minuten-Pause, klare Kommunikationszeiten und ein freundliches Nein, wenn es dich schützt.

Bildideen & Alt-Texte (SEO)

  • Notizbuch mit Tageskarte – alt: „Tagesroutine für Coachinnen: Fokus, Mikro-Mut, Evidenz-Journal“

  • Kalender und Kontaktliste – alt: „Wöchentliche Vertriebsroutine für planbare Anfragen“

  • Laptop mit Kennzahlen – alt: „Einfache Geschäfts-Kennzahlen (KPI) für Selbstständige“

  • Whiteboard-Quartalsplanung – alt: „Quartalsziele und Projekte klar strukturieren“

Zusammenfassung: Gewohnheiten bauen Brücken

Wenn du täglich Momentum, wöchentlich Beziehungen und Sichtbarkeit, monatlich Ordnung und Angebot sowie quartalsweise Strategie pflegst, entsteht ein Business, das dich fachlich, finanziell und menschlich trägt und dir zugleich genügend Raum für Erholung lässt.

Nächster Schritt: Gemeinsam umsetzen

Du möchtest diese Routinen schlank einführen, an dein Angebot anpassen und in echten Umsatz übersetzen – mit empathischer, praxisnaher Begleitung?
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Auf Wunsch begleite ich dich im von der Agentur zu 100 % geförderten AVGS-Jobcoaching, AVGS-Gründungscoaching und in der BAFA-Unternehmensberatung – klar, strukturiert und ergebnisorientiert. (Hinweis: BAFA-geförderte Beratungen werden vorfinanziert und anschließend anteilig erstattet.)