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Claudia Susanne Schwarz

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Klientendaten und KI: Was ins Chatprogramm darf

von | Okt. 6, 2026 | KI & Technik im Businessalltag, KI im Arbeitsalltag

Darf ich meine Sitzungsnotizen in ChatGPT kopieren? Diese Frage zu Klientendaten und KI stellt sich oft an einem ganz gewöhnlichen Abend, wenn die Dokumentation der Woche noch wartet. Die Stichpunkte liegen vor dir, das Chatfenster ist offen, und ein paar Sekunden später wäre alles ordentlich formuliert.

Vielleicht hast du genau an dieser Stelle gezögert, und das Zögern war berechtigt. Hinter jeder Notiz steht ein Mensch, der dir etwas sehr Persönliches anvertraut hat. Gleichzeitig spart dir KI bei Konzepten, Texten und Vorlagen viel Zeit, und darauf musst du in deiner Selbstständigkeit nicht verzichten. In diesem Artikel klären wir, welche Inhalte du anonymisiert mit KI bearbeiten kannst, wo Schweigepflicht und DSGVO klare Grenzen ziehen und was die neuen Anbieter mit Datenhaltung in Europa daran ändern.

Mir ist wichtig, dass du dabei eines im Blick behältst: Dieser Artikel gibt dir Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einer konkreten Frage zu deiner Praxis lohnt sich ein Gespräch mit einer Fachanwältin oder mit deinem Berufsverband.

Was du nach diesem Artikel weißt

Klientendaten und KI passen zusammen, solange keine Person erkennbar ist. Anonymisierte Fallfragen und deine eigenen Texte kannst du in ein Chatprogramm geben. Namen, Diagnosen, Sitzungsprotokolle und Aufnahmen bleiben in der Akte. Für Berufe unter § 203 StGB reicht ein Datenschutzvertrag mit dem KI-Anbieter laut Bundespsychotherapeutenkammer (Februar 2026) allein nicht aus.

Du weißt außerdem, ob die strafrechtliche Schweigepflicht für deinen Beruf gilt und wie du in dieser Woche eine einfache Regel für deine eigene Praxis aufstellst. Diese Regel nimmt dir im Alltag viele kleine Entscheidungen ab.

Klientendaten und KI: Was anonymisiert ins Chatprogramm darf

In ein KI-Chatprogramm darf alles, was keinen Rückschluss auf eine bestimmte Person zulässt. Entscheidend ist dabei die Frage, ob jemand die Person aus der Kombination deiner Angaben wiedererkennen könnte.

Gut geeignet sind Aufgaben, bei denen du mit deinen eigenen Gedanken arbeitest. Dazu gehören Texte für deine Website, die Gliederung eines Workshops, ein Fragebogen für das Erstgespräch oder eine Vorlage für deine Sitzungsdokumentation, die du später von Hand ausfüllst. Auch allgemeine Fachfragen kannst du stellen, etwa nach Übungen für Menschen mit Prüfungsangst, solange keine konkrete Person dahintersteht.

Wie eine anonymisierte Fallfrage aussieht

Ein Beispiel zeigt den Unterschied. Eine Heilpraktikerin für Psychotherapie möchte ihre nächste Sitzung vorbereiten. In ihrer Akte steht: Sabine M., 52 Jahre, Lehrerin in einem kleinen Ort im Allgäu, seit der Trennung schlaflos, nimmt ein bestimmtes Medikament. Für die KI formuliert sie daraus eine neue Frage: Eine Klientin in der Lebensmitte erlebt nach einer Trennung Schlafprobleme; welche Fragen eignen sich für ein erstes Gespräch über ihre Ressourcen? Name, Beruf, Wohnort und Medikament sind verschwunden, und die fachliche Frage bleibt vollständig erhalten.

Bei seltenen Konstellationen reicht das Weglassen des Namens oft nicht aus. Eine Klientin, die als einzige Hebamme in einem Dorf arbeitet, ist über Beruf und Ort leicht zu erkennen. In solchen Fällen veränderst du zusätzlich Details, die für deine Frage keine Rolle spielen, oder du lässt sie ganz weg.

Was in der Akte bleibt

In der Akte bleiben alle Angaben, mit denen sich eine Person identifizieren lässt, und alles, was ihre Gesundheit oder eine persönliche Krise betrifft. Dazu zählen Namen und Kontaktdaten, Diagnosen und Medikamente, Sitzungsprotokolle im Wortlaut sowie Audio- und Videoaufnahmen von Sitzungen. Auch Fotos von handschriftlichen Notizen gehören dazu, weil darauf oft mehr steht, als du beim Hochladen im Blick hast.

Gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB auch für mich?

Das hängt von deinem Beruf ab. Der § 203 des Strafgesetzbuchs (StGB) gilt für eine abschließende Liste von Berufen, und wer dazugehört, braucht bei KI-Diensten besondere Sorgfalt.

Wer unter § 203 StGB fällt

Zu den genannten Berufen gehören unter anderem Ärztinnen, Psychologinnen mit staatlich anerkannter Abschlussprüfung, Ehe-, Familien- und Jugendberaterinnen in anerkannten Beratungsstellen sowie Angehörige von Heilberufen mit staatlich geregelter Ausbildung. Darunter fallen zum Beispiel Physiotherapeutinnen, Ergotherapeutinnen, Logopädinnen und Psychotherapeutinnen.

Heilpraktikerinnen fallen nach verbreiteter Auffassung nicht unter § 203 StGB, weil ihre Tätigkeit keine staatlich geregelte Ausbildung voraussetzt. Für Coaches und freie Beraterinnen gilt das ebenso. Die DSGVO gilt für diese Berufe trotzdem in vollem Umfang, und deine Klientinnen verlassen sich darauf, dass ihre Geschichte bei dir bleibt.

Warum ein Datenschutzvertrag mit dem KI-Anbieter allein nicht reicht

Für Berufe unter § 203 StGB hat die Bundespsychotherapeutenkammer im Februar 2026 in einer Praxis-Info eine wichtige Klarstellung veröffentlicht, über die das Portal KI-Syndikat berichtet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO regelt den Datenschutz, deckt aber die strafrechtliche Verschwiegenheit nicht ab. Gemeint ist damit ein Vertrag, in dem ein Dienstleister zusagt, Daten nur nach deinen Vorgaben zu verarbeiten.

Seit 2017 erlaubt § 203 StGB zwar die Einbindung externer IT-Dienstleister. Voraussetzung ist laut KI-Syndikat aber, dass diese Dienstleister ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, und genau diese Verpflichtung fehlt in den Standardverträgen der großen KI-Anbieter. Verstöße gegen § 203 StGB verfolgt die Staatsanwaltschaft, möglich sind Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr.

Für dich heißt das: Wenn du zu einem dieser Berufe gehörst, haben Sitzungsprotokolle und Aufnahmen in einem gewöhnlichen KI-Chat nichts verloren. KI-Syndikat empfiehlt für solche Fälle eine schriftliche Einwilligung, die den KI-Anbieter namentlich nennt und den Zweck beschreibt, oder Programme, die lokal auf dem eigenen Rechner laufen.

Anonymisiert oder pseudonymisiert: Wo liegt der Unterschied?

Pseudonymisierte Daten lassen sich über ein Kürzel wieder einer Person zuordnen, bei anonymisierten Daten ist diese Zuordnung dauerhaft ausgeschlossen. Diesen Unterschied beschreibt die DSGVO selbst in ihrem Erwägungsgrund 26, und er entscheidet darüber, ob das Datenschutzrecht überhaupt greift.

Pseudonymisieren heißt, dass du den Namen durch ein Kürzel ersetzt, etwa Klientin K7, und die Zuordnung in deiner Akte aufbewahrst. Für dich bleibt die Person erkennbar, und deshalb gelten pseudonymisierte Daten laut Erwägungsgrund 26 weiterhin als personenbezogen. Anonymisieren bedeutet, dass weder du noch eine andere Person mit vertretbarem Aufwand herausfinden kann, um wen es geht. Erst dann fällt die Information aus dem Anwendungsbereich der DSGVO heraus.

Besonders sorgfältig musst du bei Gesundheitsdaten sein. Artikel 9 DSGVO zählt sie zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, für die strengere Regeln gelten. In helfenden Berufen betrifft das einen großen Teil dessen, was in Sitzungen zur Sprache kommt, von körperlichen Beschwerden bis zu seelischen Krisen.

Eine einfache Prüffrage hilft dir im Alltag: Könnte eine Kollegin, die deine Klientin zufällig kennt, sie aus deinem Text wiedererkennen? Wenn du diese Frage mit Ja beantwortest, ist dein Text noch nicht anonym.

Sind KI-Anbieter mit Datenhaltung in Europa die Lösung?

Anbieter mit Datenhaltung in Europa erleichtern den Datenschutz, sie beantworten aber nicht jede Frage. Die Grenze zwischen anonymisierten Inhalten und der Akte bleibt bestehen, egal wo die Server stehen.

Das Vergleichsportal KI-Syndikat führt inzwischen mehrere Anbieter mit europäischer Datenhaltung auf (Stand 17.09.2026). DeutschlandGPT läuft auf der Open Telekom Cloud in Rechenzentren in Magdeburg und Biere und bietet Zugang zu Modellen verschiedener Hersteller. Mistral Vibe, bis Mai 2026 unter dem Namen Le Chat bekannt, stammt von einem französischen Anbieter und speichert Daten standardmäßig in der EU. Bei ChatGPT gibt es laut demselben Vergleich eine Datenverarbeitung in Europa erst in den Enterprise-Tarifen.

Das Portal hält außerdem fest, dass kein KI-Tool von sich aus DSGVO-konform ist. Entscheidend sind der gebuchte Tarif und der Vertrag, den du mit dem Anbieter schließt. Ein europäischer Anbieter kann deshalb eine gute Wahl für deinen Arbeitsalltag mit Texten und Konzepten sein. Für Berufe unter § 203 StGB bleibt trotzdem die Frage, ob der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Prüfe außerdem, ob du einen AVV abschließen kannst und ob der Anbieter deine Eingaben zum Training seiner Modelle nutzt.

In meinen Coachings nutze ich KI selbst, zum Beispiel für Lebensläufe und Anschreiben. Dabei halte ich mich an einen einfachen Grundsatz: Ich anonymisiere Daten oder reduziere sie auf das, was die Aufgabe tatsächlich braucht. Ein KI-Ergebnis ist für mich immer ein Entwurf, und die Entscheidung trifft am Ende der Mensch.

So gehst du diese Woche vor

Mit den folgenden Schritten legst du in wenigen Stunden eine Regel fest, die dir im Praxisalltag Entscheidungen abnimmt. Du brauchst dafür nur deine Unterlagen und etwas Ruhe.

  1. Kläre zuerst, ob dein Beruf unter § 203 StGB fällt. Die Liste der Berufe steht im Gesetzestext, und bei Unsicherheit hilft dir dein Berufsverband weiter.
  2. Schreibe auf, wofür du KI heute schon nutzt oder künftig nutzen möchtest. Sortiere jede Aufgabe danach, ob dafür Angaben über eine konkrete Person nötig sind.
  3. Teile deine Aufgaben in zwei Gruppen ein: Aufgaben für das Chatprogramm und Inhalte, die in der Akte bleiben. Hänge dir diese Liste gut sichtbar neben den Bildschirm.
  4. Übe das Anonymisieren an einem älteren Fall. Formuliere eine Fallfrage auf Papier und prüfe sie mit der Kollegin-Frage aus diesem Artikel, bevor du sie in ein Chatprogramm eingibst.
  5. Prüfe die Einstellungen deines KI-Programms. Schalte die Nutzung deiner Chats zum Training ab, wenn dein Tarif das anbietet, und schau nach, ob der Anbieter einen AVV bereitstellt.
  6. Ergänze deinen Coaching- oder Behandlungsvertrag um einen kurzen Hinweis, wie du mit KI arbeitest. Möchtest du personenbezogene Daten mit einem KI-Dienst verarbeiten, holst du dir vorher eine schriftliche Einwilligung, die den Anbieter und den Zweck nennt.

Typische Stolperfallen beim Datenschutz mit KI

Stolperfallen entstehen häufig dort, wo es schnell gehen soll. Mit etwas Aufmerksamkeit lassen sie sich gut vermeiden.

Die erste Stolperfalle sind Transkriptions- und Notiz-Apps, die Sitzungen automatisch mitschreiben. Sie wirken praktisch, verarbeiten aber das gesprochene Wort vollständig, mit allen Namen und Details. Für Berufe unter § 203 StGB rät KI-Syndikat deshalb von cloudbasierten Diensten ohne passende Verschwiegenheitsverpflichtung ab.

Eine zweite Falle steckt in kopierten E-Mails und Screenshots. Kopierst du die Nachricht einer Klientin in ein Chatprogramm, um eine einfühlsame Antwort zu formulieren, gibst du oft Absender, Signatur und Telefonnummer gleich mit. Hier hilft es, den inhaltlichen Kern in eigenen Worten zu beschreiben.

Die dritte Falle ist die Gedächtnisfunktion mancher Chatprogramme. Sie merkt sich Inhalte über einzelne Gespräche hinaus, und so können Details aus einer früheren Unterhaltung an anderer Stelle wieder auftauchen. Prüfe deshalb, welche Erinnerungen dein Programm gespeichert hat, und lösche, was dort nichts zu suchen hat.

Und dann gibt es eine Stolperfalle, die mit Technik wenig zu tun hat: die Sorge, alles falsch zu machen, und deshalb ganz auf KI zu verzichten. Gerade am Anfang der Selbstständigkeit kostet dich das Zeit, die dir bei Website und Businessplan fehlt. Eine klare Regel für deine Praxis nimmt dir diese Unsicherheit, weil du nicht jedes Mal neu entscheiden musst.

Häufige Fragen zu Klientendaten und KI

Darf ich Klientendaten in ChatGPT eingeben?

Anonymisierte Angaben ohne Personenbezug darfst du eingeben, Namen, Diagnosen und Sitzungsprotokolle gehören dort nicht hinein. Für Gesundheitsdaten gelten nach Artikel 9 DSGVO besonders strenge Regeln. Gehörst du zu einem Beruf unter § 203 StGB, kommt die strafrechtliche Schweigepflicht hinzu.

Fallen Heilpraktikerinnen unter die Schweigepflicht nach § 203 StGB?

Nach verbreiteter Auffassung fallen sie nicht darunter, weil der Heilpraktikerberuf keine staatlich geregelte Ausbildung voraussetzt. Die DSGVO gilt für Heilpraktikerinnen trotzdem vollständig. Außerdem erwarten Klientinnen zu Recht, dass ihre Angaben vertraulich bleiben.

Reicht es, den Namen wegzulassen?

Oft reicht das nicht aus. Eine Person bleibt erkennbar, wenn Beruf, Wohnort, Alter oder eine seltene Lebenssituation zusammen ein eindeutiges Bild ergeben. Verändere oder streiche deshalb alle Details, die für deine Frage keine Rolle spielen.

Was ist der Unterschied zwischen anonymisiert und pseudonymisiert?

Pseudonymisierte Daten lassen sich über eine Zuordnung, etwa ein Kürzel in deiner Akte, wieder einer Person zuordnen und gelten nach der DSGVO weiter als personenbezogen. Anonymisierte Daten lassen keinen Rückschluss mehr auf die Person zu. Nur anonymisierte Daten fallen aus dem Anwendungsbereich der DSGVO heraus.

Sind KI-Anbieter mit Servern in Deutschland automatisch DSGVO-konform?

Automatisch ist kein Anbieter DSGVO-konform. Laut KI-Syndikat hängt das vom gebuchten Tarif und vom Vertrag mit dem Anbieter ab. Ein Anbieter mit Datenhaltung in Deutschland oder der EU erleichtert den Datenschutz, ersetzt bei Berufen unter § 203 StGB aber nicht die Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

Brauche ich eine Einwilligung meiner Klientinnen für KI?

Wenn du personenbezogene Daten deiner Klientinnen mit einem KI-Dienst verarbeiten willst, solltest du vorher eine schriftliche Einwilligung einholen. Sie nennt den Anbieter und beschreibt den Zweck. Arbeitest du ausschließlich mit anonymisierten Fragen, verarbeitest du keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO.

Wie es für dich weitergehen kann

Vielleicht merkst du beim Lesen, dass der Umgang mit Klientinnendaten eine von vielen formalen Fragen ist, die mit deiner Gründung auf dich zukommen. Im AVGS-Gründungscoaching gehen wir diese Fragen gemeinsam und in einer klaren Reihenfolge an, vom Angebot über den Businessplan bis zum Antrag auf den Gründungszuschuss nach § 93 SGB III. Ein AVGS (Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein) ist ein Gutschein der Agentur für Arbeit, mit dem sie ein Coaching für dich finanziert. Aus der Arbeit mit über 50 Gründerinnen weiß ich, dass eine feste Struktur in dieser Phase beruhigt.

Über meinen Online-Kalender kannst du dir direkt ein kostenfreies Erstgespräch buchen.

Wenn du einen AVGS hast, wird das Coaching zu 100 % von der Agentur für Arbeit übernommen.

Quellen und weiterführende Links

Über die Autorin

Claudia Susanne Schwarz ist AVGS-Gründungscoachin, AVGS-Jobcoachin und integraler Business Coach. Sie war von 2010 bis 2021 als Heilpraktikerin mit eigener Praxis in Berlin selbstständig und unterstützt seit 2019 Menschen aus helfenden und therapeutischen Berufen beim Aufbau einer tragfähigen Selbstständigkeit.

Stand: 05.10.2026